Esta semana hemos tenido la oportunidad de asistir a una charla donde nuestro CTO Albert Tort @alberttort nos contaba de primera mano, como utiliza Getting Things Done (GTD) en su día a día.
Si ya has tenido un primer contacto con David Allen, sabrás que es el creador de esta metodología, y por supuesto habrás podido comprobar la importancia que él atribuye a las listas. Leyendo cosas como que ninguna de esas acciones debe estar en nuestra cabeza. Ya que ocupa hueco y ese espacio debe estar dedicado a actividades más productivas que el mero «almacenaje», resumiendo un poco 😉
Pero realmente, ¿Qué es GTD?
Es una metodología que te permite de afrontar tus tareas día a día, de un modo eficiente de cara a lograr un estado relajado y productivo. Para ello, hay que prestar atención en capturar cualquier cosa que te llame la atención. Posteriormente definirlo de un modo conciso. El siguiente paso sería organizar todo aquello que has obtenido previamente, en función de cómo y cuándo. Una vez está todo «bajo control», nunca debes perder el norte y las revisiones deben ser frecuentes, este sería el penúltimo punto. Siendo el último, el de la ejecución. Si has llegado hasta aquí, es que todo se está gestionando correctamente y ya sólo queda lo más «fácil», hacerlo!
¿Cómo aplico GTD?
En mi caso particular, utilizo las listas de papel, la app ToDo de Microsoft, la grabadora de Google en mi Pixel y el calendario y el correo de Microsoft Outlook. También Microsoft Teams me sirve bastante para manejarme en el día a día. Su calendario me resulta más visual que el de Outlook, sobre todo por el apilamiento de las tareas. Aunque, seguro que vosotros utilizaréis muchas otras.
Al final el propósito de ésto es tener la oportunidad de recoger todos tus pensamientos, tareas y reuniones de un modo sistemático que te permita controlar correctamente tu actividad. En mi caso, GTD lo utilizo mucho para el corto – medio plazo y me centro en otra metodología para la consecución de hitos trimestrales, semestrales y anuales. En este caso la metodología que utilizo es OKR. De esta forma nuca pierdo el foco de mis compromisos a largo.
Por otro lado, decir que me hizo gracia comprobar que el resultado del test de Formación GTD (https://formaciongtd.com/gtd-q/) indicó que soy Autócrata / Comandante en Jefe. No podía ser de otra manera.
En cierta profesiones, es imprescindible disponer de alguna técnica que te permita controlar tu día a día. Sino siempre tendrás la sensación de estar apagando fuegos continuamente. Con esta forma de auto organizarte, en breve, pasarás a disponer de más tiempo disponible. Habrás llegado a ser tremendamente más eficiente. A mi me sucede que muchos de mis compañeros de proyecto, organización me preguntan que de dónde saco el tiempo. No es más que organización y compromiso.
Está genial llegar al final del día y poder decir que todo está controlado. No hay nada por ahí perdido.
Pero para llegar a este punto, hay que ser muy metódico, organizado y resolutivo. Conviene crearse rutinas diárias para, por ejemplo: revisar la lista de tareas del día a primera hora de la mañana, así como la carpeta de entrada de correos y la lista de reuniones.
Una vez has realizo este ejercicio, habrás podido comprobar si alguna de las reuniones que tenías programadas se ha cancelado o movido, si ha llegado alguna nueva, etc. Es importante que en esa primera revisión, tengas un número de tareas cómodo de gestionar para ti. Además de ciertos huecos libres entre reuniones, esto es vital!
Recuerda que si te han movido alguna reunión o si te han invitado a alguna de última hora, siempre puedes declinarla, reprogramarla o asistir. Ya podrás valorar tú la importancia de tu asistencia a ellas y priorizar en consecuencia.
Otro aspecto importante es cuando una tarea es delegada. Delegar no significa que no le debas hacer seguimiento, no lo olvides!
Espero que con esta breve entrada, si no conocías GTD o nunca había oído hablar de OKR, al menos te pique la curiosidad de leer más acerca de ellas.
Alb3rto Alonso 
Muy buen acercamiento
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